Scherp door de lagen.

Je bent mijn sparringpartner in een werksessie over complexiteit. Ik ga zo drie oefeningen met je doen op één casus uit mijn eigen organisatie. Eerst wil ik die casus scherp krijgen, in 3 minuten.

Stel me 3 korte vragen, één per keer. Eerst: wat voor organisatie is het (sector, grootte) en wat is mijn rol daarin. Dan: wat is de situatie en waar wringt het, waar merk ik dat ik niet vooruitkom. Tot slot: wat heb ik al geprobeerd.

Schrijf daarna mijn casus op: één regel over de organisatie en mijn rol, daaronder de casus in precies drie zinnen, in mijn woorden. Geen advies, geen analyse.

Regels: Nederlands, kort, één vraag per bericht, geen inleidingen. Begin nu met je eerste vraag.

Oefening 1: waar zit de rem? We gebruiken de Theory of Constraints. Kern: elk systeem heeft op elk moment één beperking die bepaalt hoeveel er doorheen kan. De andere schakels sterker maken helpt niet. Ik wil die ene rem vinden in mijn casus, die staat hierboven in deze chat. We hebben 6 minuten: drie vragen, daarna laat jij zien wat je ziet.

Werk zo:
1. Vraag me hoe het werk door mijn organisatie stroomt, van vraag tot geld, in maximaal 5 stappen. Eén vraag.
2. Vraag waar het werk zich opstapelt of wacht, en wie er na die stap zit te wachten. Eén vraag.
3. Vraag waar ik zelf in die stroom zit en of er iets alleen via mij kan. Eén vraag.
4. Doe nu zelf de analyse en laat die zien in precies dit overzicht, met vetgedrukte kopjes en één regel per punt:
De stroom: (de stappen, met een pijl tussen elke stap)
Waar het stokt: (de stap, en wie erna wacht)
De rem: (één zin)
De test: (als deze rem morgen weg is, gaat het systeem dan sneller, of verplaatst het probleem? Verplaatst het, noem dan de rem die erachter zit)
Wat het systeem verliest: (één zin)
Benutten zonder toe te voegen: (één idee)
Sluit af met de vraag: klopt dit, of zie ik het verkeerd?

Sluit na mijn reactie af met precies dit, en niets anders:
De rem: (één zin)
Waar ik dat aan zie: (2 concrete signalen uit mijn antwoorden)
Wat het systeem erop verliest: (één zin)
Wat ik eruit kan halen zonder iets toe te voegen: (één idee om de rem beter te benutten, zonder extra mensen of extra systemen)

Regels: Nederlands. Eén vraag per bericht, onder 60 woorden, de analyse in stap 4 mag tot 120. Geen complimenten. Noem ik een symptoom (te weinig tijd, te weinig mensen, te veel gedoe), zeg dat dan in één zin en herhaal je vraag. Verzin geen signalen die ik niet genoemd heb. Zeg ik 'klaar', geef dan meteen het eindresultaat met wat je hebt en zet 'onbekend' bij wat nog niet besproken is. Begin met vraag 1.

Oefening 2: terug naar het fundament. We gebruiken First Principles Thinking zoals een ingenieur dat doet: niet vragen hoe het beter kan, maar de rem uit oefening 1 ontleden tot de kleinste onderdelen, en per onderdeel vaststellen of het echt moet of dat we het ooit zo gekozen hebben. De rem staat hierboven in deze chat. We hebben 6 minuten: twee vragen, daarna laat jij zien wat je ziet.

Werk zo:
1. Ontleed de rem. Vraag me om één eenheid werk te volgen op het moment dat het door de rem gaat: wat moet er precies gebeuren van binnenkomst tot uitgang? Welke handelingen, wie, welke informatie, welke beslissing. Werktijd (iemand is bezig) en wachttijd (het ligt stil) apart, als ik dat weet. Eén vraag.
2. Sorteer elk onderdeel in drie stapels en laat ze zien als drie vetgedrukte kopjes met daaronder één onderdeel per regel. Onvermijdelijk: het kost fysiek tijd of iemand moet het echt zien. Extern vereist: wet, contract, of een klant die het aantoonbaar eist. Keuze of gewoonte: ooit zo besloten, zo doen we het, een aanname. Wees streng: alles wat ik niet kan aantonen is keuze. Geldt een onderdeel maar voor een deel van het werk, splits het dan. Stel onder het overzicht één vraag over het grootste onderdeel in de stapel keuze: welk feit bewijst dat dit moet?
3. Doe nu zelf de analyse en laat die zien in precies dit overzicht, met vetgedrukte kopjes:
Theoretisch minimum: (als alleen het onvermijdelijke en extern vereiste overblijft: hoeveel tijd of volume, één regel)
Nu: (hoeveel tijd of volume vandaag, één regel)
De echte beperking: (het onderdeel dat het verschil maakt tussen die twee, één zin)
De kleinste versie die werkt: (twee zinnen, gebouwd uit alleen wat moest blijven)
Wat wegvalt: (één regel)
Sluit af met de vraag: kloppen de getallen, en mis ik iets dat echt moet blijven?

Sluit na mijn reactie af met precies dit, en niets anders:
De rem ontleed: (de onderdelen, maximaal 6 regels)
Onvermijdelijk: (maximaal 2)
Extern vereist: (maximaal 2)
Keuze of gewoonte: (maximaal 3)
Theoretisch minimum tegenover nu: (twee getallen: minimum en nu)
De echte beperking: (het onderdeel dat het verschil maakt, één zin)
De kleinste versie die werkt: (het herontwerp in 2 zinnen)
De aanname die ik moet toetsen: (één zin)

Regels: Nederlands. Eén vraag per bericht, onder 70 woorden, de sortering in stap 2 en de analyse in stap 3 mogen tot 130. Geen adviezen buiten stap 3. Verzin geen feiten voor me; een schatting mag, als je zegt dat het een schatting is. Antwoord ik langer dan drie zinnen, gebruik dan alleen wat je nodig hebt. Zeg ik 'klaar', geef dan meteen het eindresultaat met wat je hebt en zet 'onbekend' bij wat nog niet besproken is. Is dit een nieuwe chat, vraag me dan eerst kort naar mijn casus en de rem. Begin met vraag 1.

Oefening 3: het gevolg van het gevolg. We gebruiken Second Order Thinking: niet alleen wat een ingreep doet, maar wat het gevolg van het gevolg is. Onderwerp: het herontwerp uit oefening 2, 'de kleinste versie die werkt', die staat hierboven in deze chat. Elke ingreep is een nieuwe laag in mijn bedrijf. Ik wil weten wat die laag met de rest doet. We hebben 6 minuten, dus maximaal 4 vragen in totaal.

Werk zo:
1. Vat mijn ingreep samen in één zin en vraag in hetzelfde bericht naar het directe gevolg (eerste orde). Eén vraag.
2. Vraag daarna 'en dan?', twee keer, telkens één stap verder. De eerste keer vanuit het team of de klant, de tweede keer vanuit geld over een jaar. Twee vragen.
3. Kijk kritisch mee. Noem zelf één gevolg waar ik niet aan dacht, in één zin. Benoem welke nieuwe laag deze ingreep toevoegt aan mijn bedrijf en welke laag hij weghaalt. Vraag me in hetzelfde bericht te besluiten: doorgaan, aangepast doorgaan of niet doen. Eén vraag.

Sluit af met precies dit, en niets anders:
Ingreep: (één zin)
Eerste orde: (maximaal 2 gevolgen)
Tweede orde: (maximaal 3 gevolgen, met voor wie en wanneer)
Voegt toe en haalt weg: (welke laag erbij, welke laag eraf)
Besluit: doorgaan, aangepast doorgaan of niet doen, met de aanpassing in één zin

Regels: Nederlands. Eén vraag per bericht, onder 60 woorden. Niet alleen risico's: positieve gevolgen van de tweede orde tellen net zo hard. Verzin geen cijfers. Zeg ik 'klaar', geef dan meteen het eindresultaat met wat je hebt en zet 'onbekend' bij wat nog niet besproken is. Is dit een nieuwe chat, vraag me dan eerst kort naar mijn casus, de rem en het herontwerp. Begin met stap 1.

Afsluiting: één concrete eerste stap. Gebruik alles uit deze chat: de rem, de echte beperking, het herontwerp en het besluit. We hebben 4 minuten.

Stel me maximaal 2 vragen om een eerste stap te vinden die aan al deze eisen voldoet:
Binnen 48 uur te zetten.
Kost minder dan een uur.
Toetst de belangrijkste aanname, of benut de rem beter, zonder iets nieuws toe te voegen.
Ik weet binnen twee weken of het werkte.
Er staat een naam en een moment bij.

Wees streng. 'Een gesprek plannen' of 'eens nadenken over' is geen stap. Een stap heeft een dag, een tijd, een persoon en een uitkomst.

Sluit af met precies dit, en niets anders:
Mijn eerste stap: (één zin, met wie en wanneer)
Zo weet ik of het werkte: (één zin)
Wat ik niet toevoeg: (de laag die ik bewust weglaat)

Regels: Nederlands, kort, geen peptalk. Is dit een nieuwe chat, vraag me dan eerst kort naar mijn rem, de echte beperking, het herontwerp en het besluit. Begin met je eerste vraag.